Axeo TP est une filiale de la Lyonnaise des Eaux, rattachée elle-même au Groupe GDFSUEZ. Elle est spécialisée dans les travaux sur les réseaux d’adduction d’eau. Les clients de ses 9 agences régionales sont essentiellement des collectivités locales. Son chiffre d’affaires annuel est de 55M€ avec environ 500 salariés.
En dématérialisant les échanges de données entre ses chefs de chantier et leurs agences régionales, Axeo TP, filiale du groupe Suez Environnement spécialisée dans la pose et la réparation de réseaux d’eau, gagne sur tous les tableaux : ses informations sont plus fiables, ses processus de gestion plus fluides et les tâches de ses équipes grandement simplifiées.
Le développement d’un workflow sur une base SharePoint et d’applicatifs nomades sous Windows 8 ont été réalisés en un temps record par
Neos-SDI, spécialiste de la conception de solutions innovantes autour d’outils Microsoft.
Pour Jean-Pierre Siva, le système classique de suivi de chantier mis en place, était devenu handicapant pour l’entreprise, mais aussi pour ses clients à qui il était difficile de délivrer une information à jour sur l’avancement des travaux. Les erreurs étaient trop nombreuses et la gestion de ces données administratives étaient coûteuses en temps avec des phases manuelles de ressaisie des informations, de classement et d’archivage de documents.
Dès 2012, Jean-Pierre Siva identifie la nécessité de numériser les échanges entre les chefs de travaux et leurs responsables avec l’objectif, au final, d’obtenir « un outil de pilotage en temps réel des chantiers ». Plusieurs défis sont à relever. Le plus important est de concevoir une interface de saisie numérique ergonomique et facilement utilisable par les chefs d’équipe.
« Ce personnel passe leur journée sur les chantiers. Pour la plupart, ils ne sont pas familiers avec l’informatique. De leur bonne acceptation de l’application nomade dépendait la réussite de l’ensemble du projet », déclare-t-il. « Ces rapports journaliers sont parfois incomplets ou illisibles. Ils sont tombés dans la boue, arrivent avec beaucoup de retard ou ont été perdus ».
Il y avait aussi la nécessité de mettre en place un workflow solide permettant d’alimenter automatiquement les différents progiciels de l’entreprise.
Enfin, sur le long terme, il s’agissait de déployer une solution unique pour les neuf agences régionales d’Axeo TP qui, chacune de leur côté, avait développé au fil du temps leurs propres méthodes de travail. « Nous étions confrontés à des pratiques très hétérogènes selon les régions. Une standardisation de nos procédures est un moyen d’améliorer le transfert de compétences d’une agence à l’autre, mais aussi la formation des nouveaux salariés », précise Jean-Pierre Siva.
Pour un projet aussi structurant pour l’entreprise, Axeo TP décide, début 2013, de s’appuyer sur l’expertise de Neos-SDI. Ce qui a permis, dès la phase de conception et de développement, de travailler sur deux modules : « Le premier concernait uniquement l’application de mobilité pour les chantiers. Le second, l’ensemble des procédures de validation des données en agence et leur intégration dans les progiciels de l’entreprise », explique Jean-Christophe Vincent, Chef de Projet chez Neos-SDI.
Du côté du terminal nomade, le choix d’une tablette standard sous Windows 8 équipée d’une carte 3G s’est rapidement imposé. « Nous avons été séduits par l’ergonomie apportée par l’écran tactile, mais aussi par la facilité de concevoir avec Windows 8 des applications interactives de saisie avec un mode «push», autrement dit, de pré-affichage des informations déjà saisies les jours précédents », explique le DSI.
Pour la partie workflow du projet, Neos-SDI a développé un portail SharePoint Foundation sur le site central de l’entreprise. En agence, les flux de données sont pilotés par le moteur de workflow K2 dont Axeo TP était déjà équipé pour la gestion des factures et qui s’interface parfaitement aux outils Microsoft.
Des choix techniques qui ont permis de boucler le projet en moins de trois mois. « Nous avons mis en place avec Axeo TP une méthodologie de développement agile avec des allers-retours réguliers, dans un processus d’amélioration permanente », témoigne Jean-Christophe Vincent. Une façon de faire, particulièrement utile, pour peaufiner les applications mobiles et les enrichir de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure du développement. « L’ergonomie des écrans de saisie était un point central du projet. Nous avons fait en sorte de réduire au maximum les saisies et d’utiliser une signalétique très intuitive », décrit le chef de projet de Neos-SDI.
« Cela a été bluffant !, raconte-t-il aujourd’hui. L’adhésion de nos chefs d’équipe a été rapide et totale. Ils se sont appropriés la tablette sous Windows 8 de façon étonnante et n’ont éprouvé aucune difficulté à naviguer entre les différentes applications ».
Après quelques semaines d’utilisation sur le terrain, les erreurs sont devenues l’exception. « Les chefs de chantier sont par ailleurs désormais dispensés de faire des allers-retours entre les chantiers et leur agences pour apporter ou venir chercher des documents. Ils utilisent aussi la tablette pour communiquer avec leurs pairs ou leurs responsables via un espace forum ou pour prendre et transmettre des photos du chantier », décrit Jean-Pierre Siva.
Dans les agences, la productivité a également été améliorée. « Le gain de temps est considérable pour les équipes administratives car ils n’ont plus de ressaisie à faire et ils peuvent désormais se consacrer à des tâches à plus grande valeur ajoutée ».
« Nous réfléchissons déjà à une nouvelle version avec l’ajout de nouveaux outils comme par exemple l’accès à partir de la tablette à une bibliothèque de données sur les procédures de sécurité. Cela nous ouvre plein de perspectives », conclut le DSI.